În domeniul datelor cu caracter personal nu există un set de instrucțiuni sau un ghid formal de bune practici care să îi îndrume pe operatorii de date cu privire la modul optim de comunicare cu autoritatea națională din acest domeniu. În acest context, în practică apar o serie de situații care lasă loc de interpretare și pot crea discrepanțe între așteptările celor două părți. Despre soluții practice privind o comunicare eficientă între operatorii de date și autoritățile relevante s-a discutat la un eveniment recent găzduit de Marta Gogoneață și Carla Filip (avocați specializați în protecția datelor cu caracter personal la Schoenherr și Asociații SCA).
La eveniment au participat, în calitate de lectori invitați, Alexandru Câmpean (OLX Group), Dana Paranjape (Farmexim/ Help Net Farma), Oana Tofan, specialiști cu experiență considerabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal în domenii precum online, produse farmaceutice, sau servicii financiare. Împreună cu avocații Schoenherr, aceștia au discutat despre situațiile în care ce, când și cum trebuie comunicat în relația cu autoritatea poate ridica semne de întrebare pentru operatori, precum și despre soluții practice pentru o comunicare eficientă în fiecare dintre aceste cazuri.
„Situațiile practice în care operatorilor de date le-ar fi utile instrucțiuni formale mai clare – spre exemplu, sub forma unui ghid emis de autoritatea națională de protecția datelor – sunt foarte variate. Cel mai frecvent, ridică probleme practice unele aspecte ce țin de termenul de comunicare (spre exemplu, posibilitatea de a cere prelungiri ale unor termene acordate de autoritate), precum și cele referitoare la conținutul comunicărilor (în cazuri precum utilizarea unor formulare cu număr limitat de caractere, solicitări de informații interpretabile, anonimizarea datelor etc).‟ – a declarat Marta Gogoneață, avocat Schoenherr.
„Termenele strânse pot reprezenta o provocare pentru operatorii de date, fie că vorbim de termenul pentru gestionarea și raportarea incidentelor de securitate, pentru transmiterea de răspunsuri la solicitări de informații ca parte a investigațiilor, sau de cel pentru implementarea măsurilor impuse de autoritate ca urmare a unei investigații. Dar cu siguranță există soluții practice, iar pregătirea prealabilă pentru astfel de situații, reacția rapidă și dialogul cu autoritatea în astfel de cazuri sunt esențiale.‟ – a declarat Alexandru Câmpean, coordonator adjunct al echipei internaționale de protecția datelor personale în cadrul grupului OLX.
„Implementarea de proceduri și politici clare și cunoscute de întreaga echipă a operatorului, definirea și pregătirea echipei implicate în gestionarea incidentelor de securitate și a investigațiilor privind protecția datelor, precum și implicarea imediată a colegilor relevanți, la momentul potrivit, pentru structurarea comunicărilor cu autoritatea –sunt, cred, elemente cheie care le pot permite operatorilor de date să reacționeze prompt și eficient în astfel de situații.‟ – a declarat Dana Paranjape, compliance manager, data protection officer and senior legal adviser în cadrul grupului Farmexim/ Help Net Farma.
„Experiența profesională a echipei specializate în protecția datelor personale în gestionarea de incidente de securitate și a cât mai multor tipuri de comunicări cu autoritatea este și foarte importantă. Problemele și dificultățile întâmpinate în fiecare astfel de caz investigat, dar și soluțiile practice eficiente identificate, reprezintă un avantaj în gestionarea unor situații viitoare similare, mai ales dacă sunt reflectate în companie sub forma unor actualizări ale politicilor și procedurilor interne de reacție.‟ – a declarat Oana Raluca Tofan, specialist în protecția datelor cu experiență extinsă în sectorul serviciilor financiare.
„Gestionarea unor solicitări din partea autorității care sunt formulate într-un mod foarte general pot pune în dificultate operatorii atunci când pregătesc răspunsul. În acest context nu există o abordare universal valabilă, însă buna-credință joacă un rol primordial în relația cu autoritatea, în special în cazurile în care informațiile solicitate nu pot fi obținute într-un termen foarte scurt din motive obiective.‟ – a declarat Carla Filip, avocat Schoenherr.
