Modificările transmise prin ordin marchează o schimbare pentru mediul de business: analiza de risc fiscal devine mai amplă, iar importanța coerenței informațiilor raportate crește semnificativ.
Până acum, departamentele financiare se concentrau în principal pe corectitudinea declarațiilor, documentarea tranzacțiilor și verificarea partenerilor comerciali. Noile reguli impun însă o abordare mai integrată: nu este suficient ca fiecare document să fie corect analizat individual — datele trebuie să se coreleze între ele, inclusiv cu informațiile transmise prin sistemele electronice ale ANAF.
O schimbare importantă este că analiza riscului asociat rambursării TVA poate fi extinsă și asupra furnizorilor care generează o parte semnificativă din TVA deductibilă. În plus, criteriile noi vizează diferențele dintre TVA raportată în decontul D300 și datele din RO e-Factura și RO e-Case de marcat, precum și situațiile în care suma solicitată la rambursare crește semnificativ față de perioadele anterioare sau sunt efectuate regularizări importante.
Astfel, analiza de risc se uită nu doar la profilul fiscal al partenerilor comerciali, ci și la concordanța informațiilor declarate de companie cu datele din sistemele fiscale și la susținerea evoluției poziției de TVA prin activitate economică.
Diferențele dintre declarații și sistemele electronice nu semnalează întotdeauna o eroare fiscală; ele pot avea cauze legitime. Totuși, ele devin vulnerabilități atunci când nu sunt identificate la timp, reconciliate sau documentate rapid. În astfel de situații, simpla existență a documentelor justificative nu este suficientă.
Compania trebuie să poată demonstra, coerent și verificabil, întregul parcurs al unei tranzacții economice: de la documentare și înregistrare contabilă până la reflectarea în raportările fiscale, asigurând reconcilierea și justificarea eventualelor diferențe între sistemele relevante.
Noile criterii acordă atenție creșterii semnificative a sumelor solicitate la rambursare și regularizărilor care le afectează substanțial. O rambursare mai mare decât în perioadele anterioare poate fi justificată economic — de exemplu prin investiții în echipamente, extinderea capacității de producție, achiziții importante, sezonalitate sau dezvoltarea unor activități cu drept de deducere a TVA.
Din perspectiva managementului fiscal, explicația economică trebuie susținută de date și documente. În cazul unor rambursări semnificative, compania ar trebui să prezinte o reconciliere clară a soldului solicitat, să identifice tranzacțiile principale care au contribuit la acesta și să explice variațiile față de perioadele anterioare.
Abordarea este valabilă și pentru corecțiile repetate ale erorilor materiale: frecvența acestora poate indica necesitatea revizuirii proceselor interne, a controalelor contabile sau a modului de gestionare a datelor fiscale.
Reconcilierea fiscală trebuie să depășească verificarea punctuală a declarațiilor înainte de depunere și să devină un proces structurat, cu responsabilități clare și documentarea diferențelor identificate. Înainte de a solicita rambursarea TVA, companiile ar trebui să:
reconcilieze decontul D300 cu evidențele contabile și jurnalele de TVA; compare datele relevante cu cele din RO e-Factura și RO e-Case de marcat; documenteze regularizările și variațiile semnificative ale sumelor solicitate la rambursare; evalueze furnizorii relevanți; implementeze o soluție care să permită urmărirea tranzacției de la documentul justificativ până la raportarea fiscală.
Aceste măsuri nu elimină riscul unei inspecții fiscale și nu garantează un termen fix de rambursare, dar pot contribui la identificarea timpurie a neconcordanțelor și la pregătirea unei poziții fiscale documentate.
Pentru companiile care solicită rambursări semnificative sau recurente, implicațiile sunt și de natură financiară: verificările suplimentare pot întârzia recuperarea sumelor. Prin urmare, sumele solicitate la rambursare ar trebui integrate în proiecțiile de cash-flow, aspect relevant pentru firme aflate în perioade de investiții, cu marje de profit reduse sau a căror lichiditate depinde semnificativ de recuperarea TVA.
Responsabilitatea pregătirii rambursării nu trebuie să revină exclusiv contabilității; este necesară colaborarea între departamentele financiar, fiscal, achiziții și, după caz, IT, pentru ca diferențele dintre sisteme să fie identificate și remediate înainte de depunerea declarațiilor.
Noile reguli nu înseamnă că orice diferență de raportare echivalează cu o abatere sau că o rambursare importantă va atrage automat o inspecție fiscală. Identificarea unui criteriu de risc trebuie analizată în cadrul mecanismului procedural prevăzut de legislație.
Direcția este însă clară: conformarea fiscală nu mai poate fi privită doar ca depunerea la termen a declarațiilor și arhivarea documentelor. Companiile trebuie să explice coerența datelor raportate și să susțină, documentat, atât tranzacțiile efectuate, cât și evoluția poziției lor fiscale. În contextul digitalizării accelerate, reconcilierea periodică a datelor devine un element esențial al controlului fiscal intern, iar provocarea constă în asigurarea coerenței și consecvenței informațiilor între sistemele operaționale, contabile și fiscale.
